Hvorfor ha arkiv?

De kommunale arkivene dannes/skapes av flere årsaker:

• Som daglig hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne.
• Det skal dekke informasjonsbehov og dokumentere forvaltningens handlinger.
• Innbyggernes rettigheter.
• Av hensyn til ettertiden/historien.

Hvorfor ha arkivplan?

Arkivplan er kommunens intern kontroll for arkiv og et planlagt og systematisk styringssystem for å oppdage brudd på gjeldende regler. Det handler om å etablere og vedlikeholde planlagte og systematiske tiltak for å sikre at virksomheten oppfyller lovens krav til behandling av arkivloven.

Arkivforskriften § 2-2 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplanen skal gi oversikt over forhold av arkivmessig betydning:

• Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet.
• Lover, regler og rutiner.
• Oversikt over arkivene.

Arkivplan er lovpålagt fordi den bidrar til å oppfylle arkivlovens hovedhensikt - å sikre arkivene (arkivloven § 1).

 Arkivplanen har flere formål:

• Kvalitetssikring av kommunens arkiv og dokumentforvaltning.
• Sikre innbyggernes krav til offentlighet og innsyn i forvaltningens saksbehandling.
• Gir ettertiden uvurderlig oversikt over arkivmessige forhold i kommunen.

Oppdatering av arkivplanen

Arkivplan med vedlegg skal revideres når det skjer grunnleggende endringer som vedrører arkivet. Godkjent arkivplan skal arkiveres i kommunens sak- og arkivsystem.

Arkivansvarlig skal ha melding om endringer i kommunen som kan ha betydning for arkivet i god tid før endringen trer i kraft. Arkivleder har det øverste ansvar for oppdatering av planen.

Arkivplanen skal oppdateres ved/når:

• nye/endrede lover og forskrifter.
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel.
• endringer i post- og arkivrutiner.
• opprettelse av nytt arkiv eller ny arkivdel.
• endringer av datasystem for lagring av informasjon.
• overføring av kommunale oppgaver til virksomheter utenfor kommunen.
• opprettelse eller nedleggelse av kommunale enheter.
• et styre eller utvalg blir lagt ned eller opprettet. 
• endringer i egne bestemmelser, instrukser og rutiner.